EDI: Endlich Fortschritte in der Lederwarenbranche

Der elektronische Datenaustausch (EDI) zwischen Handel und Hersteller hat unmittelbare positive Auswirkungen auf Umsatz, Kosten und Rendite. Im Handel zählen dazu vor allem eine erhebliche Zeitersparnis bei der Erfassung von Artikelstammdaten, im Wareneingang und bei der Auszeichnung sowie kürzere Lieferzeiten, bessere Warenfügbarkeit und ein höherer Lagerumschlag.

Die Textilbranche nutzt EDI daher schon seit langen Jahren. Doch die Lederwarenbranche hat in letzter Zeit aufgeholt. Vor allem aufgrund des Drängens von Modehäusern mit wachsenden Accessoire-Anteilen sind in den letzten Monaten und Jahren immer mehr Lederwarenhersteller EDI-fähig geworden.

 

Beleg dafür ist die Entwicklung im BTE Clearing-Center, mit dessen Hilfe insbesondere mittelständische Fachgeschäfte kostengünstig und mit leicht zu handhabender Technik die Vorteile von EDI nutzen können. Mittlerweile sind dort neben 500 Textil- auch rund 20 Lederwaren-Hersteller angeschlossen. Die größeren Taschen- und Koffer-Marken sind fast komplett vertreten. Die Liste reicht von Beheim und Boschagroup über Müller&Meirer und Picard bis zu Samsonite und der VF-Group.

 

Dazu beigetragen haben sicherlich auch zwei Hilfestellungen des BTE Clearing-Centers. Zum einen gibt es seit Ende 2016 eine kostenfreie EDI-Guideline in englischer Sprache, zum anderen können Lieferanten ohne professionelle EDI-Schnittstelle einen neuen Konvertierungsdienst nutzen. Damit werden Daten im Excel- oder csv-Format in EDI-Formate umgewandelt.

 

Als Folge dieser Entwicklung nutzt auch der Lederwarenfachhandel EDI immer stärker. Die Zahl der Lederwarenspezialisten unter den über 1.100 Handelsunternehmen im BTE Clearing Center ist zwar noch klein, zuletzt aber ebenfalls gestiegen. Und auch die Menge der Daten hat sich stetig erhöht.

 

Voraussetzung für den Anschluss an das BTE Clearing-Center ist eine entsprechende Schnittstelle im eigenen Warenwirtschaftssystem. Vorhanden sind diese z.B. bei Futura und LS Infoman, bei APP laufen aktuell letzte Testphasen. Eine Übersicht der angeschlossenen Warenwirtschaftssysteme, Hersteller und Händler kann im Internet eingesehen werden unter www.bte-clearing-center.de.

 

Neue Dienstleistung: digitale Archivierung

Spätestens seit Inkrafttreten der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ist vorgeschrieben: Steuerlich relevante Dokumente, die z.B. zwischen Lieferant und Handel elektronisch ausgetauscht werden, müssen als Originalbelege digital(!) und revisionssicher für zehn Jahre archiviert werden!

 

Das BTE Clearing-Center unterstützt die angeschlossenen Händler seit kurzem mit einem neuen Service, damit sie die gesetzlichen Vorgaben und die damit verbundenen Vorteile der digitalen Archivierung komfortabel, mittelstandsfreundlich und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend umsetzen können. Unabhängig von den rechtlichen Vorgaben ist es zudem effizient und zeitsparend, jederzeit und ortsunabhängig per Knopfdruck auf Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Bestellbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine zuzugreifen. Aufwändige manuelle Ablagen und Suchprozesse erübrigen sich damit.

 

Das neue Serviceangebot gestattet eine Aufbewahrung steuerrelevanter Dokumente nach den Vorgaben der GoBD. Die geordnete Ablage von relevanten Unterlagen erleichtert das gezielte Recherchieren und ermöglicht darüber hinaus ein effizientes Dokumenten-Management-System (DMS). Das Archivsystem, auf das rund um die Uhr zugegriffen werden kann, wird in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben.

 

Angeboten wird den angeschlossenen Händlern ein mehrstufiges Modell, mit dem ganz oder teilweise alle Funktionen einer modernen elektronischen Archiv-/DMS-Lösung zu mittelstandsfreundlichen Konditionen abgedeckt werden können. In der Basic-Version werden alle steuerrelevanten originären EDI-Dokumente automatisiert extern archiviert. Bei den weiteren Stufen können zusätzlich im Unternehmen vorliegende digitale Dokumente oder eingescannte Papierdokumente ins externe Archivsystem übertragen bzw. „hochgeladen“ werden.

 

Hinweis: Weitere Informationen zur elektronischen Archivierung sind erhältlich beim BTE Clearing-Center, Gudrun Höck, Tel. 0221/921509-11 oder -12 und per E-Mail an clearingcenter@bte.de. Interessierte Teilnehmer können zudem einen persönlichen, unverbindlichen Vorführtermin vereinbaren.